Sikertörténetek
40 számla nem sok !?
Ahogy korábban csinálták
Az ügyfél egyik társosztálya napi szinten kitöltötte a számlázási adatokat tartalmazó excelt, amely alapján a másik osztályon dolgozó kolléga megpróbálta kiállítani a napi több tucat vevőszámlát. A számlázó kolléga délelőttjét egy az egyben elvitte a számlák elkészítése és a hiányosan, illetve pontatlanul megadott adatok miatti nyomozás.
Ma így történik
A robot megvizsgálja a társosztálytól kapott adatokat, majd riportban és emailben is jelzi, hogy mely tételek nem számlázhatóak adathiány, illetve hiba miatt. A számlázható tételekre megrendeléseket hoz létre az SAP-ban, kiállítja a számlákat, melyeket a számlázó kolléga napi fél órában nyomtat, iktat és postáz.
Mit nyert az ügyfél?
A számlázásra fordított idő csökkenése és a gyorsabb átfutás mellett további előny, hogy transzparensebbé vált az osztályok közötti együttműködés, az adathibákat gyorsabban tudják javítani.
Hogy állunk a határidővel?
Ahogy korábban csinálták
Egy bankban átlagosan napi 50 jelzálogtörlési engedély dokumentumcsomagot kellett elkészíteniük a munkatársaknak, ennek határidejét jogszabály rögzíti. A kifutott hitelekre és az ügyfelekre vonatkozó adatokat kézzel gyűjtötték le a számlavezető rendszerből, majd azokat Excel sablonban rögzítették, szükség szerint törölték a felesleges részeket. A dokumentumokat nehezen tudták valamennyi ügyfélnek határidőre kiküldeni.
Ma így történik
A kifutó jelzáloghitelek listáját hajnalban robot kéri le, majd megállapítja mely hitelekre kell aznap dokumentumokat generálnia, melyhez rögvest hozzá is lát. A dokumentumok elkészítéséhez szükséges adatokat hitelenként maga gyűjti le a számlavezető rendszerből, kitölti az Excel sablont, majd elkészíti annak nyomtatható változatát. A hiteladminisztrációs munkatársak ellenőrzést követően nyomtatják és postázzák a dokumentációt.
Mit nyert az ügyfél?
A dokumentumok elkészítéséhez kapcsolódó feladatokból az ellenőrzés, esetleges hibajavítás és a logisztika maradt a munkatársaknál. A robotfeldolgozásnak köszönhetően az ügyfelek jóval a jogszabályi határidő lejárta előtt megkaphatják a törlési engedélyt, így felgyorsulhat az ő további ügyintézésük is.
Munkakezdésre kész, kávé jöhet?
Ahogy korábban csinálták
Az ügyfél számviteles kollégái korán reggel azzal kezdték munkanapjukat, hogy figyelték, mikor válnak elérhetővé a tagvállalatok főkönyvi kimutatásai, majd azokat a letöltést követően hosszasan szerkesztették, hogy felhasználható formátumba hozzák. A főkönyvekből excelben idősoros riportokat is készíteniük kellett, hogy nyomon tudják követni az egyenlegmozgásokat és észleljék az esetleges anomáliákat.
Ma így történik
A főkönyvek elérhetőségét ma már a hajnali óráktól robot figyeli, amint elérhetővé váltak, azokat letölti és formázást követően lementi a szakterület hálózati mappáiba. A robot a főkönyvekből automatikusan összeállítja az idősoros riportokat, így valamennyi adat munkakezdésre rendelkezésre áll.
Mit nyert az ügyfél?
A számviteles kollégák napi több órányi excel-bűvészkedés alól mentesültek, munkanapjukat az adatok elemzésével, a szükséges ellenőrzések és egyeztetések elvégzésével kezdhetik.
Vadászat az interneten
Ahogy korábban csinálták
A lakossági hitelek bírálatához a banki előterjesztők maguk töltötték le internetes felületekről a bírálati szabályok szerinti kötelező dokumentumokat (például az Egyéni vállalkozói nyilvántartásból, OPTEN-ből stb.). A letöltött dokumentumokat egyesével becsatolták a dokumentumkezelő rendszerbe, ezután kezdődhetett csak el az előterjesztés véglegesítése.
Ma így történik
A robot a banki ügymenet támogató rendszerből két óránként automatikusan megkapja az összes előterjesztési szakaszba lépett hiteligénylésre vonatkozó riportot. A riport adatai alapján eldönti, hogy az adott igénylés esetében mely internetes adatforrásokat kell / lehet lekérdezni, majd az egyes lekérdezések eredményét PDF formátumba konvertálva becsatolja a dokumentumkezelő rendszerbe. A robot munkáját mind a dokumentumkezelőben, mind külön excel riportban adminisztrálja, így az előterjesztők ügylet szinten meg tudják állapítani mit végzett el.
Mit nyert az ügyfél?
A robot gyakori és gyors futása következtében a letöltendő dokumentumokra való várakozás megszűnt, a bírálati folyamat gyorsult, az ügyfelek hamarabb választ kaphatnak igényükre. A dokumentumok mentésével töltött időt az előterjesztők az igénylés szakmai elemzésére tudják fordítani.
Kitöltjük ezerszer, mert ki kell
Ahogy korábban csinálták
Üzleti partnerünk valamennyi tagvállalata havi, negyedéves, éves rendszerességgel maga készítette el aktuális ÁFA bevallását az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) keretprogramban . A kollégák különböző excelekben rögzített számlaadatok alapján százas nagyságrendben töltötték a nyomtatvány aloldalakat, melyeket esetleges gépelési hiba miatt javítaniuk is kellett.
Ma így történik
A hatékony feldolgozás érdekében kialakítottunk egy egységes excel mintát, ma már valamennyi tagvállalat számlaadatait ebben rögzítik a munkatársak. A robot kiolvassa az adatokat, ha azokat teljeskörűnek és formai hibától mentesnek találja, akkor kitölti a nyomtaványt az ÁNYK-ban. A nyomtatványt a tagvállalati mappákba menti le .xml és PDF formátumokban további felhasználásra.
Mit nyert az ügyfél?
Az ÁFA bevallások elkészítésére fordított humán idő a töredékére csökkent a vállalatcsoportnál. A sztenderdizálásnak köszönhetően a feldolgozásra rögzített adatokban visszaesett a hibák száma, a hibásan benyújtott bevallások száma mára gyakorlatilag nullára csökkent.