Miért ne építenénk robotokat kiemelkedő minőségben?

OLVASÁSI IDŐ: 6 PERC

Bár a folyamatrobotizációs technológia (Robotic Process Automation, RPA) jó ideje elérhető már és az élenjáró RPA szoftverek érett fejlődési ciklusukba léptek, sok szervezet továbbra sem találja a módját, hogyan tudna rövid időn belül olyan jó minőségű robotokat építeni, melyek megbízhatóan teljesítik az üzleti elvárásokat.

Az igazán meggyőző robotmegoldásokat úgy hozhatjuk létre, ha számos sikertényezőt egyidejűleg tartunk szem előtt nemcsak a robotizáció előkészítésének és megvalósításának, hanem annak fenntartási szakaszában is.

1. sikertényező: képzés, képzés és még több képzés

Először is szükségünk van nagy jártassággal bíró üzleti elemzőkre és RPA fejlesztőkre, akik képesek felismerni az automatizációs lehetőségeket és az esetleges buktatókat is. Nekik nem csupán a megbízható megoldás lefejlesztésére kell képesnek lenniük, hanem tudniuk kell, hogyan optimalizálják azt a lehető legjobb eredmény elérése érdekében.

A gyors eredmények hajszolása közben könnyű megfeledkezni a képzésről, ami jelemzően félresikerült megoldásokhoz vezet, emiatt óva intek a “learning by doing” megközelítés mantrázásától. Egy robot kialakítása hasonlít egy ház felépítéséhez: az eszközök és módszerek alapvető ismerete nélkül nem leszünk képesek olyasmit létrehozni, ami előbb, vagy utóbb ne omlana össze.

2. sikertényező: a jó minőségű terv

Tételezzük fel, hogy összeállítottuk magasan képzett RPA szakemberekből álló csapatunkat. Az ő első céljuk az, hogy legalább olyan jól (vagy jobban!) megértsék az automatizálni kívánt folyamatot, mint az azt végrehajtó üzleti terület.

A folyamat megértését, mint egyfajta utazást, az összkép felvázolásával érdemes kezdeni. Hol helyezkedik el a folyamat a szervezet fő értékáramán belül? Melyek a végrehajtással szemben támasztott fő elvárások és szolgáltatási szintek? Az automatizált folyamat függőségben áll-e egyéb folyamatokkal? Ha igen, ki tudunk-e aknázni ezek között fennálló szinergikus hatásokat?

 

 

Az összkép megadja számunkra a további munka kereteit, de önmagában nem elegendő a sikeres automatizáláshoz – mélyebbre kell ásnunk! A folyamatlépéseket a teljes egyértelműség céljával, a szükséges legalacsonyabb részletezettségi szinten dokumentáljuk. Utóbbit úgy képzeljük el, hogy ha átadjuk a dokumentációt egy, a folyamatot még hírből sem ismerő embernek, akkor neki az alapján kérdésfelvetés nélkül végre kell tudnia hajtani a folyamatot! Ismerjük fel: ha a végrehajtónak kérdeznie kell, akkor nem voltunk elég alaposak, hiszen a robotnak nem dolga és nincs is lehetősége kérdezni, pláne nem fog improvizálni, hogy kitöltse az általunk hátrahagyott “hézagokat”…

A megfelelően dokumentált folyamat jó kiindulási alapot jelent ahhoz, hogy megtervezzük az üzleti elvárásoknak megfelelő robotot. A tervezés során érdemes az alábbi három – az egyik vezető RPA szoftverszállító cég által megfogalmazott – alapelvet használnunk:

1. Önállóan helyreáll: szinte elkerülhetetlen, hogy robotunk működés közben egyszer-egyszer hibára fusson, ekkor magától képesnek kell lennie folytatnia a feldolgozást onnan, ahol azt abbahagyta.

2. Skálázható: a robotizált folyamatot tudnunk kell párhuzamosan több robottal is futtatni anélkül, hogy azok a végrehajtás közben bármilyen módon akadályoznák egymást.

3. Újrahasznosítható: igen valószínű, hogy egy-egy rendszerünket idővel több robotfolyamat is használni fogja. A felesleges többletmunka elkerülése végett a robotkomponenseket úgy építsük meg, hogy azokat a későbbiekben egyszerűen újra fel tudjuk használni egy másik folyamatban is!

 

Fenti megfontolások talán maguktól értetődőnek tűnnek, tapasztalataim szerint mégis számos robotmegoldás esetében sérülnek kisebb-nagyobb mértékben. Azért is érdemes ezen elveket újra és újra tudatosítanunk magunkban, mert ha a megoldás tervezése során megfeledkezünk róluk, később már nagyon nehéz lesz beépítenünk őket a robotunkba!

3. sikertényező: gyors és hatásos kommunikáció a fejlesztés során

Mostanra helyén van szakértő csapatunk és rendelkezünk egy jó minőségű elméleti tervvel a robotmegoldásra vonatkozóan, belevághatunk végre a robot fejlesztésébe! Bármilyen alaposak is voltunk a tervezéskor mindig találkozni fogunk előre nem látható problémákkal, melyeket egyszerre kell nagy körültekintéssel és gyorsan megoldanunk.

Ez az a pillanat, amikor valóban agilisan kell eljárnunk, különben a robot fejlesztése jelentős késedelmet szenvedhet. A problémákat azonnal asztalra kell tennünk, időben megvitatnunk a probléma súlyosságának megfelelő megoldási lehetőségeket és olykor helyben döntést is kell hoznunk! Tapasztalatom szerint az RPA projektek elakadásának egyik fő oka a pontatlan és elégtelen kommunikáció egyrészt az érintett területekkel, másrészt néha még csapaton belül sem jutnak el kritikus információk a megfelelő időben a megfelelő személyhekhez! Következésképpen a robot fejlesztése lelassul, áthidalhatatlan információhiány esetén egyszerűen leáll.

4. sikertényező: kiváló robotmegoldást csak minőségi infrastruktúrán tudunk futtatni

Honnan tudhatjuk, hogy a robotmegoldásunkat sikerült megfelelő minőségben kialakítanunk? Nos, ennek legfontosabb ismérve, hogy a robot az elvárásaink szerint, azaz pontosan, stabilan és megbízhatóan fut. A használt rendszerek által okozott ismert hibákból a robot egyszerűen visszaáll, az üzleti igénylő által meghatározott kivételekből pedig csak indokolt mennyiséget generál (ezen kivételes eseteket speciális feltételek miatt a kollégáknak kell feldolgozni).

Ezt az állapotot ideális esetben a tesztelési fázis végére elértük, még azelőtt, hogy a robotmegoldásunk “élesbe menne”. Bár a munka jelentős részét már elvégeztük úgy gondolom, hogy a robot monitoring és karbantartás a minőségbiztosításnak legalább olyan fontos eleme, mint a korábbiakban felsorolt lépések. A folyamatos fejlesztés, a kisebb hibák javítása közel 100%-os megbízhatóságú robotot eredményezhetnek, melynek köszönhetően csökkenthető a robothibák elemzésére fordított idő és energia.

A kívánt megbízhatóságot csakis olyan magas minőségű infrastruktúrára alapozva érhetjük el, ami képessé teszi a robot fejlesztőket és üzemeltetőket a gyors cselekvésre, illetve beavatkozásra. Az alapvető feltételek között említhetjük az egész infrastruktúrára kiterjedő alapos szoftver installáció elvégzését, a magas követelményi elvárásoknak megfelelő jogosultság kezelést és a robot desktopokhoz történő szabályozott hozzáférés kialakítását.

Összefoglaló

A robotfejlesztés sikerességét azzal növelhetjük a leginkább, ha a tevékenységünket megfelelő infrastruktúrára alapozzuk, összeállítunk egy jól képzett csapatot, melynek tagjai hajlandóak és képesek mély folyamat-ismeretet szerezni és nem félnek szembenézni a menet közben felmerülő problémákkal, végül készítünk egy alapos és átfogó tervet, hogy a csapatnak ne kelljen improvizálnia a fejlesztés első percétől kezdve.

Az általam tárgyalt sikertényezők nem alkotnak mindenre kiterjedő receptet, ugyanakkor remélem hasznosnak bizonyulnak majd az olvasó jövőbeli projektjeihez. Ha kérdése, vagy javaslata van a robotok építésére vonatkozóan lépjen kapcsolatba csapatunkkal!

Fordította: Krizsán Olivér

Eredeti cikk: https://www.linkedin.com/pulse/how-build-exceptional-rpa-solutions-balint-laszlo-papp/

Papp Bálint László

Papp Bálint László

RPA Technológia Leszállítási Vezető: Automatizálási Stratégia & Pipeline Kialakítás - Automatizálási Központ Kiépítés - Folyamat Felmérés - Megoldás Tervezés - Fejlesztés - Beüzemelés - Üzemeltetés - Teljesítmény Visszamérés - Tréning & Mentoring

További cikkek