OLVASÁSI IDŐ: 5 PERC
A legnagyobb kérdés a Robotic Process Automation (RPA) iparág számára manapság az, hogy a válság üzemmódot lassacskán elhagyó vállalatok milyen konklúzióval a tarsolyukban fognak hozzá működésük (újra)rendezéséhez. Vajon az egekbe emelkedik, vagy a porba hull a robot munkaerő?
Magam mindig is válságálló technológiaként tartottam számon az RPA-t, melytől joggal várható, hogy a (működési) krízissel szembesülő vállalatok számára az elsők között nyújtson megoldást. Ideje áttekinteni, hogy fals reményeket tápláltam, vagy látnoki képességről tettem tanúbizonyságot!
Mi történt az irodai munkavégzéssel?
Eltekintek most az otthoni munkavégzés jelenlegi kiterjedtségének az elemzésétől (megteszik ezt mások), inkább azt érdemes megvizsgálnunk milyen kihívásokat támasztott az a helyzet, amikor tömegeknek kellett egyik napról a másikra home office-ba vonulnia (köztük jómagamnak is).
A tapasztalataim és a sajtóbeli hírek alapján a vállalatok nagyobb része nem volt felkészülve ezen típusú és ilyen mértékű üzletmenet folytonossági kihívásra. A legkevésbé talán a szolgáltatóközpontok szenvedték meg az alkalmazkodást, mivel egyrészt a működési modelljüknek eleve része a távoli foglalkoztatás, másrészt folyamataikat javarészt papírmentessé tették az elmúlt években. Mindezek mellett a pandémia esetleges további eszkalációja esetén ők is kihívásokkal szembesülnek (betegség miatt kieső munkaerő, munkaszervezés és kontroll megtartása stb.).
A vállalatok (országok?) nagy része viszont alacsonyabb digitalizációs érettségi szint mellett szembesült azzal, hogy hirtelen újra kell szerveznie a csapatait, újra kell gondolnia a papír alapú folyamatait, a szolgáltatási szintjeit (SLA) és egyáltalán: fel kell szerelnie a kollégákat az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközökkel. Legyünk őszinték: a legtöbb vállalatot ez a szituáció felkészületlenül érte.
Hogyan érintette mindez az RPA-t?
Az azonnali hatás javarészt két dologtól függött: mennyire volt felkészült az adott vállalat RPA-csapata, és a felsővezetés az RPA-ra, mint üzletkritikus befektetésre tekintett-e. Nem titok, hogy számos vállalat érdemi eredményt nem termelő miniprojektekig jutott csak a robotizációval, vagy jelentéktelen tesztelgetés mellett vigyázott rá, hogy folyamati szinten ne generáljon valódi fejlődést…
Ne feledkezzünk meg ugyanakkor azokról sem, akik a kezdetektől az RPA szervezeti szintű kiterjesztésében gondolkodtak, s ehhez le is rakták az alapokat: a jól felkészült csapatot, kiváló infrastruktúrát és egy átgondolt módszertant. Mindezek lehetővé tették számukra, hogy elérjék első kisebb-nagyobb sikereiket.
A felsővezetés komoly elköteleződését nem élvező RPA programoknak nemcsak a büdzséje sérült, hanem a projektportfóliója is, emiatt gyakorlatilag a puszta létezés határán táncoltak (táncolnak). Azok, akik házukat sziklára építették ugyanakkor megtalálták a válságban érintett kritikus folyamatokat és robotokkal támogatták meg a szervezetet a túlélésért folytatott küzdelemben (hazai viszonylatban ilyen téma volt például a hitelmoratóriummal kapcsolatos tömeges megkeresések feldolgozása, melyre több bank is robotokat fejlesztett).
Itt vannak továbbá azok a cégek, akik eddig arra vártak, hogy eléggé beérjen a technológia ahhoz, hogy megfontolják a bevezetését. Jelentem az RPA beérett.
Mi fog megváltozni?
Az RPA körökbeli rossz vicc szerint a robotok – az emberekkel ellentétben – nem vesznek ki szabadságot, de még betegszabira sem mennek soha. Ez a csak részben igaz, kissé bántó megjegyzés egy fontos pontra világított rá a globális járvány okozta válság közepette: az üzleti tevékenységek nagy része a kollégák vállán nyugszik, utóbbiak egészsége pedig – s így munkavégzési képessége – sajnos nem sérthetetlen…
Ezen felismerésből fakadóan a legtöbb üzleti döntéshozó fejében – helyesen – átalakult az RPA hasznosságáról, megtérüléséről kialakult kép. A többség által nyomon követett humán munkaóra megtakarításon túl a hasznok között megjelent végre legalább két kiemelten fontos szempont:
- Az üzleti folyamat értéke: mi a teljes pénzügyi hatása annak, ha a folyamatot nem tudjuk ellátni.
- A folyamatot végrehajtó kollégák helyettesítésének teljes költsége: a toborzásra és kiválasztásra fordított idő és költség, a betanítás/elbocsátás költsége stb.
Fenti megfontolásokat szem előtt tartva máris más megvilágításba kerül az az amúgy délelőttönként 2 órában ellátható folyamat, melyet ugyan évi 6 millió forintos bérezés mellett végez egy kolléga, ugyanakkor biztosítja, hogy a cége ne kerüljön cash zavarba, vagy hogy a szabályozó hatóság ne bírságolja százmillióra a vállalatot…
Most már tényleg ideje elkezdeni digitalizálni…
Az RPA szintlépéséhez strukturált adatokra van szükségünk, melyeket alaposan – gyakran műveleti szinten – átgondolt folyamatokkal mozgathatunk, transzformálhatunk. A digitalizált adat már ma is a papírmentes irodák rendelkezésére áll, a többiek számára azonban további kihívásokat tartogat.
Az első lépések a megoldás felé ezek lehetnek:
- Alakítsunk ki papírmentes folyamatokat, hogy az adatokat digitális formátumban kezelhessük (digitális transzformáció), vagy ennek hiányában a struktúrált adatok előállítására alkalmazzunk intelligens dokumentum feldolgozó eszközöket (digitalizáció)!
- Dokumentáljuk folyamatainkat műveleti szinten (igen: kattint, beír, beszúr…) és kiemelten figyeljünk a döntési pontok és különböző szcenáriók rögzítésére!
Az egyes üzleti folyamatok céljának beható ismerete és a megfelelő eszközök hiányában semmit értelme az automatizáció “optimális módján” gondolkodnunk, a létrehozni kívánt robotmegoldásról már nem is beszélve…
Mi jön eztán?
Ahogyan a mindig kritikus Phil Fehrst írta, sok vállalatnál az RPA meghalt. Ennek általános okát abban látom, hogy a technológia képességének negyedét sem sikerült kiaknázniuk. Az RPA hasznáról és megtérüléséről megváltozó felfogásnak köszönhetően a “halott” RPA programok most talán kapnak egy második esélyt. Ezúttal azonban – remélhetőleg – meg lesz a felsővezetői elköteleződés, így az RPA kezdeményezések résztvevőinek felkészültségén múlik majd, hogy az RPA sikert arat, vagy végképp elbukik.
Amennyiben érdekli, hogy a robotizáció miben segítheti a működésüket a megváltozott környezetben lépjen kapcsolatba velünk!
Eredeti cikk: https://www.linkedin.com/pulse/crisis-has-come-whats-rpa-balint-laszlo-papp/