OLVASÁSI IDŐ: 5 PERC
Nem titok, hogy mielőtt elkezdtem volna foglalkozni a robotizált folyamat-automatizálással (RPA), több multinál is dolgoztam, főként mid- és back office területeken, és pontosan ugyanolyan feladatokat végeztem akkoriban, amilyeneket ma már automatizálni javaslok.
Az inkább robotoknak való folyamatokkal kapcsolatos gyakorlati tapasztalataim alapján azt tanácsolom az RPA-csapatoknak jobban vizsgálják meg, hogy egy adott feladatot egyáltalán miért is kell elvégezni. Ha a folyamat egy nagyobb értéklánc szerves része, akkor azt az automatizálást megelőzően először meg kell „tisztítani”, vagyis konszolidálni és standardizálni szükséges. Jaj nekünk, ha ezeket a lépéseket nem egy digitális transzformáció keretében tesszük meg, mert akkor a végén könnyen fenntarthatatlan robotmegoldásokkal, vagy akár egész RPA programmal „lehetünk gazdagabbak” – miközben ez egyáltalán nem a technológia hibája.
Az automatizálás előtt megtett lépések ugyanolyan kritikusak, mint a folyamataink végrehajtásához szükséges algoritmus (robot) meghatározása, megtervezése és megépítése. De vajon mindezek mellett elég alaposak vagyunk-e ahhoz, hogy a folyamatok valódi értékére koncentráljunk, vagy csak úgy öncélúan automatizálunk, mert azt csinálni kell? Hadd meséljek el néhány történetet az RPA előtti karrieremből:
Igen, szeretem kijavítani ugyanazt a hibát… minden, egyes, hónapban!
Alig emlékszem a folyamat konkrét részleteire, de a probléma lényege az volt, hogy a forrásadót egy adott számla helyett tévesen egy másik számlára könyvelték le… Tehát az én feladatom az lett volna, hogy havonta ellenőrizzem azt a főkönyvi számlát a hibás könyvelés miatt és könyveljem le jól, hogy az összeg utólag a megfelelő számlán jelenjen meg…
Nekem pedig az járt a fejemben, hogy mennyire kell tudatlannak lennünk ahhoz, hogy ne találjuk meg a hiba forrását és ne azt szüntessük meg, ahelyett, hogy pluszmunkával foltozgatnánk a problémát? Szóval 3 e-mailt kellett csupán küldenem, hogy kiderüljön a probléma gyökere: a hibát vétő személy nem is tudta, hogy valamit rosszul csinál, mert neki egyszerűen csak az a számla volt beállítva alapértelmezettnek, amikor a tranzakciót végrehajtotta. Megváltoztatták a folyamatot a saját oldalukon és puff, eggyel kevesebb feladattal kellett foglalkoznom.
Számold ki az értékét!
Ez egy klasszikus… Azt a feladatot kaptam, hogy a havi értékeléshez egyenként számoljam ki körülbelül 150 üzletkötés értékét. Kb. 1,5-3 percig tartott egy-egy üzletkötés kalkulációja a szerver számítási kapacitásától és az ügylet összetettségétől függően. Sejthető, hogy ez akkoriban nem volt a kedvenc folyamatom, ráadásul ezt már évekkel előttem is csinálták emberek, ugyanilyen módszerrel… Nem tudtam elfogadni a valóságot, hogy ez a legjobb módja annak, hogy az ilyen ügyletek korrigálatlan értékét megkapjuk. Ezért felvettem egy hibajegyet, annak reményében, hogy az Informatika egy jobb módszerrel képes lesz ezeket az értékeket előállítani számomra.
Meglepetés: az Informatika tudott egy jobb módszert! Mint kiderült, a rendszer már minden zárási ciklusban kiszámolta a keresett értékeket, így összesen kb. 3 percig tartott, hogy megkapjuk az eredményt. Képzeljük csak el, hogy egy másfél órás beszélgetés egy informatikussal évi 60 órát takarított meg és igazából semmilyen automatizációt nem kellett használnom, csak egy FKERES függvényt az Excelben. Ennyit az elmúlt 5 évben elpazarolt 300+ óráról…
Halló! Itt vagy?
El kellett küldenem néhány riportot egyes társterületeknek, mivel úgy gondoltuk, hogy ezek lényeges információkkal járulnak hozzá a munkájukhoz. Nos, mindig is kissé szkeptikus voltam az olyan állandó riportokkal kapcsolatban, amelyek céljáról, vagy címzettjeiről semmit sem tudtam. Így egy nap úgy döntöttem, hogy a következő kérést helyezem el az e-mailek tetejére: „Ha a jövőben is szükséged lesz erre a riportra, kérlek jelezd nekem!”.
„Megdöbbentő módon” négyből 3-an nem válaszoltak, így tudtam, hogy nekik már nincs szükségük az adott riportokra. A 4. csak ennyit írt: „Jó ég, ezt még mindig küldöd? Már nem is emlékszem, hogy miért volt erre szükségünk korábban! :)”. Semmi gond barátom, 30 perccel kevesebb munka nekem.
Hibás mérőszámok
Folytathatnám még az ilyen történeteket, de azt hiszem, most már érthető, mire akarok kilyukadni: a tény, hogy egy folyamat létezik, nem jelenti azt, hogy van értelmes célja, vagy hogy szükségszerűen olyan értéket teremt, amely igazolja annak költségeit. Ezért bátorítok mindenkit, aki úgy gondolja, hogy az RPA előnyeinek mérésére szolgáló egyetlen igazságforrás a megtakarított munkaórák száma, hogy értékelje át a mérőszámait.
Milyen értéket sorakoztatnál fel a folyamataid mellett? Milyen lehetséges következményekkel járna, ha leállítanád a folyamatot? Vannak-e a végrehajtásra alternatív megoldások?
Egy folyamat értéke megegyezik az általa létrehozott előnyök és az elkerülni kívánt kedvezőtlen következmények értékével.
A fentebb megidézett folyamatoknak bizonyára volt munkaerő költsége. Ha figyelembe vesszük, hogy egy hónap végi zárást 5 munkanap alatt kellett elvégezni és ezt 4 napra lehetett volna rövidíteni automatizációval, akkor egy egész napnyi munkaidőt nyertünk volna! De inkább költenél pénzt robotok építésére és működtetésére, melyek valódi értéket nem teremtő folyamatokat hajtanak végre, vagy néhány telefonhívás és email árán inkább teljesen megszüntetnéd ugyanezen folyamatokat?
Mindezek miatt kell felülvizsgálnunk, átértékelnünk és átszerveznünk az end-to-end folyamatainkat, ahelyett, hogy csak úgy robotokat dobálnánk a feladatokra. Az előbbi felbecsülhetetlenül értékes…az utóbbi megbecsülhetően eredménytelen…
Ha elakadt Önöknél a robotizáció, vagy most vágnának bele és szeretnék elsőre jól csinálni vegye fel velünk a kapcsolatot!
*Robotic Process Automation (Folyamatrobotizálás)
Fordította: Krizsán Olivér
Eredeti cikk: https://www.linkedin.com/pulse/processes-value-rpa-pipeline-creation-fallacy-balint-laszlo-papp/